Table of contents
O kliencie
Brytyjska organizacja specjalizująca się w rozwoju zawodowym i certyfikacji. Zatrudnia około 130 osób. Mimo stabilnego wzrostu organizacja zaczęła odczuwać problemy związane ze starzejącą się infrastrukturą IT.
Wyzwanie biznesowe
Na początku 2024 roku organizacja dostrzegła potrzebę poprawy efektywności operacyjnej i redukcji kosztów – głównie z powodu wysokich wydatków na IT, wynikających z niespójnych i niestandardowych procedur związanych z zakupem i zarządzaniem oprogramowaniem. Środowisko IT opierało się na systemach legacy, tworzonych na zamówienie, które często nie były ze sobą zintegrowane. Prowadziło to do licznych nieefektywności, ręcznych obejść i powstawania silosów danych w całej organizacji.
Aby rozwiązać ten problem, klient zlecił kompleksową analizę, której celem było usprawnienie procesów IT, redukcja kosztów oraz poprawa efektywności operacyjnej.
Identyfikacja kluczowych obszarów do optymalizacji
Współpracę rozpoczęliśmy od serii warsztatów mających na celu zrozumienie obecnych systemów i wyzwań klienta.
Podczas analizy szybko okazało się, że środowisko IT wymaga unifikacji. Systemy były rozproszone między różnych zewnętrznych dostawców – od infrastruktury chmurowej po dedykowane oprogramowanie. Klient płacił wysokie licencje za przestarzałe rozwiązania, a wewnętrzne procesy, takie jak fakturowanie, opierały się na skomplikowanych obejściach.
Na podstawie naszych ustaleń zarekomendowaliśmy następujące działania:
- Optymalizacja kosztów IT: Konsolidacja zewnętrznych dostawców i zastąpienie wielu dedykowanych systemów jedną platformą – Microsoft Dynamics 365. Zmiana ta miała uprościć procesy i obniżyć koszty utrzymania.
- Zarządzanie danymi: Wdrożenie rozwiązania do zarządzania danymi opartego na Microsoft Fabric, które pozwoliłoby na centralizację danych oraz dostęp do raportów i analiz w czasie rzeczywistym – ograniczając procesy ręczne i liczbę błędów.
- Wsparcie infrastruktury chmurowej: Zamiast migracji czy budowania nowej infrastruktury chmurowej, zaproponowaliśmy przejęcie wsparcia i utrzymania już istniejącego środowiska, co zapewniłoby efektywne zarządzanie i dalsze oszczędności.
- Unifikacja systemów: W celu rozwiązania problemu rozproszenia IT, zasugerowaliśmy przejście na jedno rozwiązanie dostarczane przez jednego dostawcę. Uprości to zarządzanie systemami i obniży koszty. Zakres obejmował modernizację kluczowych systemów odpowiadających za finanse, CRM oraz zarządzanie danymi.
Optymalizacja kosztów dla maksymalnej wartości biznesowej
Analiza finansowa zawarta w raporcie pokazała, że wdrożenie rekomendowanych działań prowadzi do znaczących oszczędności w kosztach utrzymania IT. Na przykład: zastąpienie systemu legacy bardziej wydajnym rozwiązaniem pozwoliło na redukcję kosztów sięgającą nawet 90%.
Podejście multidyscyplinarne
Na etapie projektowym opracowaliśmy szczegółowy plan porządkujący wiedzę o zidentyfikowanych wyzwaniach i dzielący je na kluczowe obszary wymagające usprawnień. Dzięki temu mogliśmy wskazać odpowiednie osoby, działy i partnerów, z którymi warto współpracować przy analizie możliwych rozwiązań.
Wykorzystaliśmy zarówno nasze know-how technologiczne, jak i doświadczenia z podobnych projektów, ściśle współpracując ze specjalistami od danych, ekspertami Microsoft Dynamics oraz innymi profesjonalistami z branży, aby zapewnić kompleksowe podejście do projektu.