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Über den Kunden
Eine im Vereinigten Königreich ansässige Organisation, die sich auf berufliche Weiterbildung und Zertifizierung spezialisiert hat. Die Organisation mit rund 130 Mitarbeitern erlebte ein kontinuierliches Wachstum, aber die veraltete IT-Infrastruktur stellte eine immer größere Herausforderung dar.
Geschäftliche Herausforderung
Anfang 2024 erkannte die Organisation die Notwendigkeit operativer und kosteneffizienter Verbesserungen aufgrund der hohen IT-Kosten, die durch unstrukturierte und nicht standardisierte Verfahren für die Softwarebeschaffung und -verwaltung verursacht wurden. Die IT-Umgebung umfasste Legacy-Systeme, die nicht immer effektiv miteinander kommunizierten, was in der Vergangenheit zu Ineffizienzen, manuellen Umgehungen und Datensilos innerhalb der Organisation geführt hatte. Zur Lösung dieses Problems strebte der Kunde eine umfassende Analyse an – mit dem Ziel, IT-Prozesse zu straffen, Kosten zu senken und die betriebliche Effizienz nachhaltig zu steigern.
Identifizierung von Schlüsselbereichen für die Optimierung
Unsere Zusammenarbeit begann mit mehreren Workshops, um die aktuellen Systeme und Herausforderungen des Kunden zu verstehen.
Während der Analysephase wurde deutlich, dass die IT-Systeme des Kunden vereinheitlicht werden mussten. Wir entdeckten, dass seine Systeme auf mehrere externe Anbieter verteilt waren, die alles von der Cloud-Infrastruktur bis hin zur maßgeschneiderten Software verwalteten. Der Kunde zahlte hohe Lizenzgebühren für veraltete Software, während interne Prozesse wie die Rechnungsstellung komplexe Umgehungen erforderten.
Basierend auf unseren Erkenntnissen sprachen wir die folgenden zentralen Empfehlungen aus:
- IT-Kostenoptimierung: Durch die Konsolidierung externer IT-Partner und das Ersetzen mehrerer maßgeschneiderter Systeme durch eine einheitliche Plattform – Microsoft Dynamics 365. Diese Umstellung würde nicht nur die Prozesse vereinfachen, sondern auch die Wartungskosten senken.
- Datenmanagement: Wir empfahlen die Einführung einer umfassenden Datenmanagementlösung auf Basis von Microsoft Fabric, um Daten zu zentralisieren und Echtzeit-Reporting sowie fundierte Einblicke zu ermöglichen – mit dem Ziel, manuelle Prozesse und Fehler deutlich zu reduzieren.
- Cloud-Infrastruktur-Support: Anstatt eine neue Cloud-Infrastruktur zu migrieren oder zu schaffen, schlugen wir vor, den Support und die Wartung der bestehenden Cloud-Umgebung des Kunden zu übernehmen, um ein effizientes Management und Kosteneinsparungen zu ermöglichen.
- Systemvereinheitlichung: Zur Bewältigung der fragmentierten IT-Landschaft empfahlen wir die Einführung einer Lösung von einem einzigen Anbieter, um die Verwaltung der Systeme zu vereinfachen und die Kosten zu reduzieren. Dazu gehörte die Modernisierung der zentralen Systeme, die für Finanzen, CRM und Datenmanagement zuständig sind.
Kostenoptimierung für maximalen Geschäftswert
Die Finanzanalyse in unserem Bericht zeigte, dass die Umsetzung unserer Empfehlungen zu erheblichen Einsparungen bei den IT-Wartungskosten führte. So wurde beispielsweise ein Legacy-System durch eine effizientere Lösung ersetzt, was zu Kosteneinsparungen von bis zu 90 % führte.
Multidisziplinärer Ansatz
Im Verlauf des Projekts erstellten wir einen detaillierten Plan, um das Wissen über die identifizierten Herausforderungen systematisch zu erfassen und in zentrale Handlungsfelder zu gliedern. Dieser Ansatz ermöglichte es uns, die relevanten Personen, Abteilungen und Partner zu identifizieren, die in die Erarbeitung potenzieller Lösungen einbezogen und gezielt angesprochen werden konnten.
Wir kombinierten unser technologisches Know-how mit unserer Erfahrung aus vergleichbaren Projekten und arbeiteten eng mit Datenspezialisten, Microsoft-Dynamics-Experten und weiteren Branchenexperten zusammen, um einen ganzheitlichen Projektansatz sicherzustellen.